QUẢN TRỊ DỰ ÁN - Nguyễn Quốc Duy

Chương I : Tổng quan về quản trị dự án

1. Khái niệm và đặc điểm của dự án

- Khái niệm : Dự  án là một nỗ  lực phức tạp,  không thường xuyên,  mang tính chất đơn nhất  được thực hiện trong điều kiện  ràng buộc  nhất định  về  thời gian,  ngân sách, nguồn lực  và các tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

- Đặc điểm :

+  Có mục tiêu xác định

+  Được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

+  Thường liên quan đến nhiều bộ  phận trong công ty và lĩnh vực chuyên môn khác nhau

+  Liên quan đến việc thực hiện một điều mà chưa từng được làm trước đó

+  Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí và thời gian cụ thể

2. Quản trị dự án

- Khái niệm : Quản trị  dự  án là  sự  áp dụng một cách phù hợp  các kiến thức, kỹ  năng, công cụ  và kỹ  thuật vào  trong quá trình đề  xuất dự  án, lập kế  hoạch dự  án, thực hiện dự án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án.

- Bao gồm :

+  Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)

+  Xác định và đáp ứng các nhu cầu,  các  mối quan tâm, và mong đợi của các chủ  thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án

+  Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án

3. Chu kì sống của dự án

4. Nhà quản trị dự án

Nhà quản trị dự án là người được công ty thực hiện dự án bổ nhiệm nhằm đạt được các mục tiêu dự án.

Bao gồm :

+  Phát triển kế hoạch quản lý dự án và các kế hoạch bộ phận khác

+ Đảm bảo tình hình thực hiện dự án luôn trong khuôn khổ tiến độ  và ngân sách cho phép

+  Phát hiện, theo dõi và sử  lý kịp thời các rủi ro và các vấn đề  phát sinh trong quá  trình thực hiện

+  Định kỳ lập các báo cáo một cách chính xác và cập nhật về tình hình thực hiện dự án.

5. Các nhân tố ảnh hưởng đến thành công của dự án

-  Văn hoá công ty, cơ cấu tổ chức và các quá trình diễn ra bên trong doanh nghiệp

-  Các tiêu chuẩn ngành và của chính phủ  (các quy định của các cơ quan quản lý nhà nước, tiêu chuẩn đạo đức và nghề  nghiệp, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, và tiêu chuẩn về lao động…)

-  Cơ sở hạ tầng (máy móc trang thiết bị)

-  Nguồn nhân lực hiện có (kiến thức,  kỹ  năng, hành vi như thiết kế, phát triển, luật pháp, hợp đồng, mua bán)

-  Quản lý nhân sự  (quy  chế  về  tuyển dụng và  sử  dụng  lao động, đánh giá kết quảcông việc, ghi  chép về  đào tạo nhân lực, quy định làm  ngoài  giờ, hệ  thống chấm công người lao động)

-  Hệ thống cơ cấu tổ chức, phân quyền trong công ty

-  Các điều kiện thị trường

-   Sự chấp nhận rủi ro của các chủ thể dự án

-  Môi trường thể chế chính sách

-  Các kênh truyền thông hiện có của công ty

-  Cơ sở  dữ  liệu thương mại

-  Các hệ  thống thông tin dự  án

6. Những tài nguyên của công ty có thể huy động cho quản trị dự án

- Hệ thống các quy định của công ty

- Cơ sở dữ liệu của công ty

Chương II: Xác định và lựa chọn dự án

1. Sự cần thiết của hệ thống quản lý danh mục dự án

- Khái niệm : Khái niệm: Danh mục dự  án là nhóm các dự  án được lựa chọn đưa vào triển khai thực hiện sau khi đã cân đối theo loại hình dự  án, rủi ro, và thứ  tự  ưu tiên theo các tiêu chuẩn lựa chọn.

- Một hệ  thống quản lý danh mục dự  án hiệu quả  sẽ  giúp cho công ty khắc phục được một số hạn chế phổ biến sau đây:

+ Sự không nhất quán giữa xây dựng và thực hiện chiến lược.

+ ‘Dự án cưng’ của các nhà lãnh đạo công ty

+Mẫu thuẫn trong việc phân bổ nguồn lực thực hiện dự án

- Lợi ích của hệ thống quản lý danh mục dự án

+  Xây dựng và áp dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn vào trong quá trình lựa chọn dự án

+  Liên kết lựa chọn dự án với các tiêu chuẩn đo lường kết quả thực hiện chiến lược

+  Xác định thứ tự ưu tiên của các bản đề xuất dự án thông qua một hệ thống tiêu chuẩn  chung, chứ không phải dựa trên ảnh hưởng và cảm tính mang tính chất cá nhân

+  Phân bổ các nguồn lực cho các dự án phù hợp với định hướng chiến lược của công ty

+ Đảm bảo sự cân đối về mức độ rủi ro giữa các dự án

+  Là cơ sở cho việc loại bỏ bớt những dự án không hỗ trợ cho việc thực hiện chiến lược

+  Tăng cường sự trao đổi thông tin và tạo ra sự đồng thuận về mục tiêu của các dự án

2. Phân loại dự án

- Dự án bắt buộc phải thực hiện

- Dự án cải tiến nhỏ

- Dự án chiến lược

3. Tiêu chuẩn lựa chọn dự án

- Các tiêu chuẩn tài chính :

+ Giá trị hiện tại ròng (NPV)

+ Thời gian thu hồi vốn

+ Tỉ lệ sinh lời nội bộ (IRR)

- Các tiêu chuẩn phi tài chính

4. Triển khai hệ thống quản lý danh mục dự án trong doanh nghiệp

- Bước 1: Thành lập ủy ban dự án

- Bước 2: Phân loại dự án và thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá

- Bước 3 : Mời gọi các đề xuất dự án

- Bước 4 : Đánh giá , sàng lọc và xếp hạng thứ tự ưu tiên các đề xuất dự án

- Bước 5 : Cập nhập hệ thống quản lý danh mục dự án

Chương III: Quản lý tổng thể dự án

1. Quản lý tổng thể dự án :

- Khái niệm: Quản lý tổng thể  dự  án là tất cả  các quá trình và hoạt động cần thiết để phát hiện, xác đinh, kết hợp, hợp nhất và phối hợp các quá trình và các hoạt động quản lý  dự án.

- Bao gồm các nội dung công việc sau: 

+ Phát triển văn kiện dự án

+  phát triển kế hoạch quản lý dự án

+ Lãnh đạo và quản lý các hoạt động dự án

+ Theo dõi giám sát các hoạt động dự  án

+ Quản lý sự  thay đổi  dự  án.

+ Kết thúc dự án.

2. Phát triển văn kiện dự án:

- Khái niệm:  Phát triển văn kiện dự  án là quá trình phát triển  một  bộ  tài liệu dự  án  chính thức cho phép dự  án được thực hiện và văn bản hoá những yêu cầu ban đầu  nhằm  đáp ứng nhu cầu và mong đợi của các chủ thể dự án.

- Văn kiện dự án được xây dựng dựa trên sự phân tích và đánh giá của các chuyên gia  và văn kiện dự án là tài liệu ban đầu về dự án và gồm những nội dung chính sau:

+  Lý do tiến hành và mục đích của dự án

+  Các mục tiêu định lượng và tiêu chuẩn đánh giá dự án

+  Các yêu cầu chung về dự án

+  Mô tả khái quát về dự án

+  Những rủi ro chính

+  Tóm tắt các mốc thời gian thực hiện dự án

+  Tóm tắt ngân sách dự án

+  Yêu cầu về đệ trình và phê duyệt dự án (cái gì đảm bảo cho sự thành công dự án, ai ảnh hưởng đến sự thành công dự án, ai có quyền quyết định dừng thực hiện dự án)

+ Bổ nhiệm nhà quản lý dự án, trách nhiệm và quyền hạn

+  Người bảo trợ dự án hoặc người thông qua văn kiện dự án

3. Phát triển kế hoạch quản lý dự án

- Khái niệm:  Phát triển kế  hoạch quản lý dự  án là quá trình văn bản hoá các hoạt động cần thiết để  xác định, chuẩn bị, tích hợp và phối hợp một cách thống nhất tất cả các kế hoạch bộ phận.

- Bản kế hoạch quản lý dự án sẽ cho chúng ta biết dự án sẽ được triển khai và quản lý như thế nào. Những nội dung chính trong bản kế hoạch quản lý dự án có thể bao gồm:

+  Các giai đoạn thực hiện của chu kỳ sống áp dụng cho dự án

+  Nội dung công việc và các hoạt động cụ thể trong từng giai đoạn thực hiện dự án

+  Cách thức thực hiện các hoạt động dự án để đạt được mục tiêu của dự án

+  Quản lý những thay đổi và điều chỉnh dự án trong quá trình thực hiện

+  Cơ chế quản lý dự án

+  Cách thức duy trì sự thống nhất của các kế hoạch bộ phận

+  Cách thức báo cáo và cung cấp thông tin cho các chủ thể dự án (các bên liên quan)

+  Những cuộc họp quan trọng giữa các bên thảo luận về nội dung, phạm vi và tiến độ để hỗ trợ cho việc giải quyết các vấn đề phát sinh và các vấn đề cần ra quyết định.

4. Chỉ đạo và quản lí thực hiện dự án

Chỉ  đạo và quản lý  các hoạt động  dự  án là quá trình thực hiện các hoạt động dự  án  đã được  xác định trong  bản  kế  hoạch quản lý dự  án để  đạt được các mục tiêu  dự  án.

5. Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án:

- Theo dõi và giám sát các hoạt động dự  án là quá trình tìm kiếm  chứng cứ, phân tích  và điều chỉnh quá trình thực hiện để  đạt được mục tiêu của dự án.

- Theo dõi và giám sát các hoạt động dự  án  liên quan đến  những  hoạt  động sau:

+  So sánh kết quả thực hiện với kế hoạch

+  Đánh giá kết quả  thực hiện và phân tích sự  chênh lệch thực hiện với kế  hoạch để xác định liệu có cần thiết phải đề xuất các biện pháp điều chỉnh hoặc phòng ngừa không

+  Xác định rủi ro mới, phân tích,  thu thập bằng chứng và theo dõi các rủi rõ hiện có để  đảm bảo rằng các rủi ro đã được xác định, tình trạng rủi ro được ghi chép và kế  hoạch  đối phó rủi ro phù hợp đã được thực hiện

+Duy trì cơ sở dữ liệu chính xác và cập nhật về các sản phẩm đầu ra dự án và các tài liệu dự án liên quan trong xuốt quá trình thực hiện cho đến khi hoàn thành

+  Cung cấp thông tin để  hỗ  trợ  cho việc lập các báo cáo về  tình hình thực hiện, đo lường và dự báo tình hình thực hiện dự án

+  Thu thập thông tin về kết quả thực hiện các giải pháp điều chỉnh dự án

6. Quản lý thay đổi dự án

Quản lý sự thay đổi dự  án là quá trình xem xét tất cả các đề xuất thay đổi, phê duyệt  thay đổi và thực hiện thay đổi về  sản phẩm dự  án, về  các nguồn lực dự  án, về  tài liệu dự án và kế  hoạch quản lý dự  án

Trong thực tế, hệ  thống quản lý sự  thay đổi dự án được thiết kế để thực hiện các hoạt động sau :

+  Xác định các yêu cầu thay đổi

+  Liệt kê tác đ ộng của các thay đổi dự  kiến đến  chi phí, tiến độ, ch ất lượng và  nhân sự

+ Xem xét, đánh giá, phê chuẩn hoặc từ chối đề xuất thay đổi một cách chính tắc

+  Đàm phán và giải quyết các bất đồng của thay đổi về chi phí, tiến độ, chất lượng

+  Thông tin về sự thay đổi đến tất cả các bên liên quan

+  Phân công trách nhiệm trong quá trình thực hiện thay đổi

+  Tiến hành điều chỉnh phù hợp trong kế  hoạch quản lý  dự  án  và các kế  hoạch bộ phận

+  Ghi chép và theo dõi kết quả thực hiện của các thay đổi tiến hành

7. Kết thúc dự án

- Kết thúc dự  án là quá trình hoàn tất tất cả  các hoạt động trong xuốt các giai đoạn thực hiện để chính thức hoàn thành dự án

- Quá trình kết thúc dự  án  thường bao gồm 5 nhóm công việc chính sau:

+  Có được sự chấp thuận bằng văn bản từ phía khách hàng

+  Chấm dứt hoạt động mọi trang thiết bị và bàn giao tài sản cho các nhu cầu sử dụng mới - trả văn phòng, trả trang thiết bị về công ty hoặc nhà cung cấp

+  Phân công nhiệm vụ mới cho các thành viên dự án

+  Đóng sổ sách kế toán và tất toán mọi giao dịch liên quan đến dự án

+  Đánh giá dự án, đánh giá nhóm dự  án, đánh giá từng thành viên dự  án và nhà quản lý dự án

Chương IV : Cơ Cấu tổ chức dự án

1. Các mô hình tổ chức dự án cơ bản: Có bốn cơ cấu tổ chức dự án cơ bản là:

 - Cơ cấu dự án chức năng

 - Cơ cấu dự án chuyên trách

- Cơ cấu dự  án ma trận

- Cơ cấu dự  án  mạng lưới

2. Cơ cấu dự án chức năng:

- Ưu điểm của cơ câu chức năng :

+ Không thay đổi về bộ máy tổ chức đối với công ty mẹ

+ Linh hoạt trong thực hiện dự án

+ Huy động chuyên gia có trình độ cao

+ Dễ dàng cho việc bố trí nhân sự sau dự án

- Hạn chế :

+ Thiếu chú trọng và ưu tiên đến các hoạt độngc ủa dự án

+ Tính tổng thể thấp

+ Thời gian thực hiện dự án thường kéo dài

+ Thiếu động lực làm việc cho dự án

3. Cơ cấu dự án chuyên trách

- Cơ cấu dự án chuyên trách  tức là tổ chức  các đội dự  án làm việc chuyên trách cho dự  án và tách biệt với các hoạt động của công ty mẹ.

- Ưu điểm :

+ Phối hợp các hoạt động của dự án đơn giản hơn

+ Dự án được thực hiện nhanh

+ Tính gắn kết cao

+ Tính tổng thể cao

- Hạn chế :

+ Chi phí thực hiện dự án cao

+ Dễ xảy ra xung đột giữa mục tiêu của dự án và mục tiêu của công ty mẹ .

+ Hạn chế về chuyên môn

+ Trở ngại trong việc bố trí công việc sau dự án

4. Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

- Cơ cấu tổ  chức dạng ma trận là một cơ cấu tổ  chức lai ghép trong đó cơ cấu quản lý theo chiều ngang của dự  án được ‘ lồng ghép’  vào  cơ cấu tổ  chức theo chiều dọc của công ty.

- Ưu điểm :

+ Hiệu quả trong sử dụng nguồn lực

+ Chú trọng đến các hoạt động dự án hơn

+ Dễ dàng phân công nhiệm vụ mới hậu dự án

+ Linh hoạt trong phân công nhiệm vụ

- Hạn chế :

+ Bất đồng không cần thiết giữa nhà quản lý dự án và trưởng các bộ phận chức năng

+ Cạnh tranh nội bộ giữa các nhà quản lý dụ án trong huy động nguồn lực

+ Căng thẳng là nhiều áp lực đối  với cán bộ dự án

+ Công việc thực hiện chậm

5. Cơ cấu tổ chức dự án mạng lưới hoặc cơ cấu ảo

- Ưu điểm :

+ Cắt giảm chi phí

+  Huy động được các chuyên gia giỏi

+ Linh hoạt trong việc thực hiện dự án

- Hạn chế :

+ Sự hợp tác có thể bị phá vỡ

+ Dễ mất kiểm soát

+ Dễ sảy ra mâu thuẫn

6. Lựa chọn cơ cấu tổ chức dự án phù hợp

Dự  án được coi là thành công khi đóng góp cho sự phát triển của công ty cho nên lựa chọn một cơ cấu tổ chức dự án phù hợp cần phải xét đến cả các yêu cầu của công ty và đặc điểm của dự án. 

7. Ma trận trách nhiệm

 Ma trận trách nhiệm hay ma trận phân công nhiệm vụ  được sử  dụng để  liên kết các hoạt động của dự  án (gói công việc, nhiệm vụ) với  các  cá nhân/bộ  phận  tham gia  dự  án.

Chương V : Quản lí phạm vi dự án

1. Quản lý phạm vi dự án

- Khái niệm: Quản lý phạm vi dự  án bao gồm các quá trình tiến hành nhằm xác định các hoạt động thuộc dự án để thực hiện thành công dự án.

- Quản lý phạm vi dự án bao gồm những nội dung sau :

+  Thu thập yêu cầu – nhu cầu của khách hàng và của các chủ thể dự án

+  Xác định phạm vi – phát triển bản mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm

+  Phát triển cấu trúc chia  nhỏ  công việc (Work Breakdown Structure  -  WBS) -  việc  tiến hành  chia  nhỏ  một cách  liên tục các đầu ra và công việc của dự  án thành các phần việc nhỏ hơn có thể quản lý được.

+  Kiểm tra và  thống nhất phạm vi dự  án –  chấp thuận các đầu ra của dự  án một cách chính thức

+   Kiểm soát phạm vi dự  án  –  thu thập thông tin về  phạm vi dự  án và kiểm soát thay đổi về phạm vi dự án

2. Thu nhập yêu cầu

Thu thập yêu cầu là quá trình xác định và trình bày nhu cầu của các chủ  thể  dự  án nhằm đáp  ứng các mục tiêu dự  án.

3. Xác định phạm vi

Xác định phạm vi là quá trình phát  triển mô tả  chi tiết về  dự  án và sản phẩm.

4. Cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS) 

Khái niệm: Cấu trúc chia nhỏ  công việc là quá trình phân chia liên tục các đầu ra và công việc của dự án thành các thành phần nhỏ hơn có thể quản lý được.

 Sơ đồ  những cách thức phân nhóm chủ yếu thường được áp dụng trong phát triển cấu trúc chia  nhỏ công việc.

5. Xác nhận phạm vi

Xác nhận phạm vi – hay còn gọi là kiểm tra và thống nhất phạm vi - là quá trình rà xoát lại toàn bộ  phạm vi dự  án và có được sự  chấp thuận chính thức về  các đầu ra của dự  án.

6. Kiểm soát phạm vi

Kiểm soát phạm vi là quá trình theo dõi tình hình hiện  tại của phạm vi sản phẩm và phạm vi dự  án và  quản lý những thay đổi  trong các kế  hoạch dự  án ban đầu.

Chương VI : Quản lý tiến độ dự án

1. Quản lý tiến độ dự án

- Khái niệm: Quản lý tiến độ dự án là các quá trình tiến hành để đảm bảo hoàn thành dựán đúng thời  hạn  bao gồm  lập kế  hoạch tiến độ  dự  án,  theo dõi tiến độ  thực hiện  dự  án, so sánh tiến độ  thực tế  với tiến độ  kế  hoạch và tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch ban đầu hoặc theo kế hoạch đã điều chỉnh.

- Nội dung của quản lý tiến độ dự án bao gồm các bước công việc sau:

+  Xác định các hoạt động: xác định các hoạt động cụ  thể  phải thực hiện để  tạo ra các đầu ra của dự án

+  Xác định trình tự  thực hiện các công việc: xác định các mối quan hệ  giữa  các công việc dự án

+  Ước  tính  các  nguồn  lực  để  thực  hiện  công  việc:  ước  tính  chủng  loại  và  số  lượng nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị để thực hiện từng công việc

+  Ước  tính thời gian thực hiện công việc:  ước tính khoảng thời gian cần thiết để  hoàn thành từng công việc dựa trên ước tính về nguồn lực sử dụng

+ Phát triển kế  hoạch tiến độ: phân tích trình tự  thực  hiện các công việc, thời gian thực hiện công việc, yêu cầu về  nguồn lực và ràng buộc về  thời gian thực hiện dự  án để  phát triển kế hoạch tiến độ.

+  Kiểm soát tiến độ: theo dõi tiến độ  thực hiện, phân tích tình hình thực hiện và quản lý thay đổi về kế hoạch tiến độ

2. Xác định trình tự thực hiện các công việc

3. Ước tính nguồn lực và thời gian thực hiện hoạt động

- Ước  tính  các  nguồn  lực  thực  hiện  hoạt  động  là  quá  trình  ước  tính  chủng  loại  và  số lượng  nguyên  liệu,  nhân  lực,  thiết  bị,  vật  liệu  để  thực  hiện  từng  hoạt  động.

- Ước tính thời gian thực hiện công việc là quá trình ước tính các khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc với mức độ huy động nguồn lực nhất định. thực hiện hoạt động .

- Một số nguyên tắc chung trong ước tính các nguồn lực và thời gian :

+ Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động

+ Sử dụng nhiều người cùng tham gia ước tính

+ Ước tính trong điều kiện bình thường

+ Sử dụng thống nhất và nhất quán đơn vị

+ Các ước tính là độc lập với nhau

4. Phát triển tiến đôh dự án

- Phát triển tiến độ  dự  án là quá trình phân tích trình tự  thực hiện các công việc, thời gian thực hiện, các yêu cầu về  nguồn lực và các ràng buộc về  tiến độ  để  lập tiến độ.

- Các kĩ thuật áp dụng trong lập tiến độ dự án :

+ Sơ đồ mạng dự án

+ Điều độ nguồn nhân lực

+ Phân tích kịch bản

+ Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án

5. Kiểm soát tiến độ

- Kiểm soát tiến độ là quá trình theo dõi tiến độ thực tế, phân tích chênh lệch giữa tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch, và thực hiện các biện pháp điều chỉnh phù hợp.

-  Nội dung của kiểm soát tiến độ:

+  Theo dõi tiến độ thực hiện của dự án

+  Xác định các nhân tố  là nguyên nhân của sự  khác biệt gi ữa tiến độ  thực tế  và kế  hoạch.

+  Tiến hành những điều chỉnh trong kế hoạch tiến độ

+  Quản lý các thay đổi trong kế hoạch tiến độ.

Chương VII : Quản lý chi phí dự án

1. Quản lý chi phí dự án

- Quản lý chi phí dự  án là quá trình  ước tính, lập kế  hoạch và kiểm soát chi phí đểđảm bảo dự  án có thể  hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép. 

- Quản lý chi phí dự án bao gồm những nội dung sau:

+  Ước tính chi phí

+  Lập kế  hoạch ngân sách dự  án

+  Kiểm soát chi phí

2. Ước tính chi phí

- Ước tính chi phí là dự  báo và ước tính các nguồn lực tài chính để  thực  hiện các hoạt động dự  án.

- Các nguyên tắc ước tính chi phí:

           +  Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động.

+  Sử dụng nhiều người cùng tham gia ước tính.

+  Ước tính trong điều kiện bình thường.

+  Các ước tính là độc lập với nhau.

+  Các ước tính chi phí thực hiện từng hoạt động cần cân nhắc đến tính rủi ro trong việc thực hiện hoạt động.

- Các phương phá tính chi phí :

+ Ước tính dựa trên đánh giá của các chuyên gia

+ Phương pháp tương tự hoặc dựa trên tiêu chuẩn

+ Phương pháp tham số

+ Phương pháp ước tính ba điểm

+ Phân tích dự phòng

3. Lập kế hoặc ngân sách dự án

- Quá trình lập kế hoạch ngân sách dự án là quá trình ước tính các nguồn lực mà dự án yêu cầu, số lượng của mỗi nguồn lực yêu cầu là bao nhiêu, khi nào yêu cầu các nguồn lực, và chi phí  đo bằng tiền  của các nguồn lực là bao nhiêu.

- Để  lập kế  hoạch ngân sách  dự  án  cần phải sử  dụng các thông tin đầu vào như:

 + Thông tin về  ước tính chi phí để  thực hiện các hoạt động dự  án

 + Các căn cứ  để  đưa ra các ước tính chi phí (ví dụ, việc có bao gồm hoặc không bao gồm các khoản chi phí gián tiếp đưa vào trong ước tính)

 + Kế  hoạch phạm vi dự  án đã phát triển ra

+ Bản tiến độdự  án và kế  hoạch công việc trong đó bao gồm cả  thời điểm bắt đầu và thòi điểm kết thúc của các hoạt động, các gói công việc,  các hạng mục công việc (milesstones)

+ Kế  hoạch sử dụng  nguồn lực

+ Các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ  cung cấp  cho  dự  án

 + Các chính sách, quy định, hướng  dẫn về  lập kế  hoạch chi phí, các  kỹ  thuật lập kế  hoạch tài chính, phương pháp báo cáo kế hoạch tài chính của công ty.

4. Kiểm soát chi phí

- Kiểm soát chi phí là quá trình theo dõi tình hình thực hiện dự  án để  cập nhật ngân sách dự án và quản lý thay đổi trong kế hoạch ngân sách dự án.

- Nội dung kiểm soát chi phí dự án bao gồm:

+ Tác động đến các nhân tố  gây ra sự  thay đổi trong kế  hoạch ngân sách đã được chấp thuận.

+  Đảm bảo rằng mọi đề nghị thay đổi đều được xem xét một cách kịp thời

+  Quản lý các thay đổi khi chúng sảy ra

+  Đảm bảo rằng chi tiêu không vượt quá ngân sách cho phép trong từng giai đoạn và cho cả dự án.

+  Theo dõi kết quả thực hiện về chi phí để nhằm tách biệt và hiểu sâu các chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch đã thống nhất.

+  Theo dõi khối lượng công việc hoàn thanh với chi phí đã chi ra

+  Hạn chế  những thay đổi chưa được chấp thuận trong các báo cáo tài chính và báo cáo sử dụng nguồn lực.

+  Thông báo cho các chủ  thể  dự  án về  những thay đổi đã được chấp thuận và chi phí tương ứng

+  Tiến hành các biện pháp để đưa mức bội chi về trong giới hạn ngân sách cho phép.